Warunki zaangażowania

1. WPROWADZENIE
Niniejsze Warunki współpracy ("Warunki"), wraz z naszym listem intencyjnym, określają podstawy świadczenia przez nas (PA Duffy & Co Solicitors) usług i powinny być czytane łącznie. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności między listem a niniejszymi Warunkami, pierwszeństwo mają te pierwsze. Ze skutkiem od dnia 1 marca 2023 r. niniejsze Warunki będą miały zastosowanie do wszystkich usług świadczonych przez nas na rzecz użytkownika, chyba że zawarliśmy specjalną pisemną umowę, która wyraźnie je wyklucza lub modyfikuje w całości lub w części.

2. OGÓLNE PODSTAWY PRZYJMOWANIA INSTRUKCJI
a. Instrukcje będą przyjmowane lub odrzucane zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie praktyki zawodowej prawników z 1987 r. (z późniejszymi zmianami) oraz Rozporządzeniem w sprawie praktyki zawodowej prawników (komunikacja z klientem) z 2008 r.
b. Szczegółowe informacje na temat partnera ponoszącego ogólną odpowiedzialność za sprawy Klienta oraz, jeśli jest to inna osoba, osoby odpowiedzialnej za codzienne prowadzenie spraw Klienta są określone w naszym liście intencyjnym.
c. Będziemy swobodnie korzystać z usług takich członków naszego personelu lub agentów w związku ze sprawami Klienta. Będziemy mogli swobodnie korzystać z usług członków naszego personelu lub agentów w związku z działalnością klienta, jeśli uznamy to za stosowne i w jego najlepszym interesie.
d. Klient powiadomi nas na piśmie, jeśli komunikacja ma być wysyłana do niego w inny sposób niż na podany przez niego adres, faksem lub pocztą elektroniczną, oraz czy dana porada ma pozostać nieujawniona innym osobom związanym z klientem. Nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek naruszenie poufności, które może nastąpić, czy to z powodu błędu lub zaniedbania ze strony klienta lub któregokolwiek z jego agentów, czy też w wyniku jakiegokolwiek działania strony trzeciej.
e. Klient dostarczy nam pełny opis wymaganych usług oraz oświadczenie o swoich celach.
f. Klient dostarczy nam, na żądanie, wystarczające informacje umożliwiające nam wykonanie naszej pracy. Obejmuje to odpowiednie dokumenty, notatki, umowy, wiadomości e-mail, korespondencję i osobiste oświadczenia.
g. W przypadku, gdy nasze usługi są świadczone na rzecz dwóch lub więcej osób, odpowiedzialność za nasze koszty jest solidarna; każdy będzie odpowiedzialny za wszelkie kwoty należne nam. Jeśli osoba trzecia lub inne źródło ma być odpowiedzialne, musi to zostać uzgodnione z nami przed podjęciem pracy.
h. Naszą praktyką jest sprawdzanie konfliktów interesów w odpowiednich przypadkach. Jednakże w toku sprawy może dojść do faktycznego lub potencjalnego konfliktu między interesami klienta a interesami innej strony, której udzielono porady. Jeśli taka sytuacja wystąpi w trakcie naszych kontaktów z klientem, omówimy ją z nim i ustalimy odpowiedni sposób postępowania. W celu ochrony interesów klienta możemy nie mieć możliwości dalszego działania na jego rzecz.

3. KOSZTY I OPŁATY
a. Z zastrzeżeniem poniższych postanowień i z wyjątkiem sytuacji, w których uzgodnimy opłatę stałą lub skalowaną, nasze opłaty są oparte na czasie, jaki poświęcamy na realizację instrukcji klienta. Czas podlegający opłacie ( patrz http://www.lawsoc-ni.org/role-of-the-law-society/regulation/ w celu uzyskania dalszych informacji) obejmuje spotkania z Klientem i innymi osobami, czas poświęcony na podróże, rozważanie, przygotowywanie i pracę nad dokumentami, korespondencję, w tym faksy i wiadomości e-mail, a także wykonywanie i odbieranie połączeń telefonicznych do i od Klienta. Wszystkie pisma i rozmowy telefoniczne będą rozliczane według czasu. Rejestrujemy czas w minimalnych jednostkach wynoszących sześć minut. Ponadto, w stosownych przypadkach, do naszej opłaty zostanie doliczony podatek VAT według stawki obowiązującej w momencie wykonywania pracy. Poniesione wydatki, takie jak honoraria adwokackie i/lub honoraria biegłych, mogą również podlegać opodatkowaniu podatkiem VAT, który będzie płatny przez Klienta.
b. Nasze koszty będą również oceniane w odniesieniu do innych czynników, w tym:
i. złożoności sprawy;
ii. umiejętności, pracy, specjalistycznej wiedzy i odpowiedzialności;
iii. liczbę i znaczenie przygotowanych lub rozpatrywanych dokumentów;
iv. kwotę lub wartość wszelkich zaangażowanych pieniędzy lub majątku; oraz
v. znaczenie sprawy dla Klienta.
c. W miarę możliwości, po przyjęciu instrukcji, przedstawimy szacunkowe prawdopodobne koszty i będziemy od czasu do czasu weryfikować te szacunki, jeśli okaże się to konieczne. Podobnie, podamy szacunkową kwotę wydatków, które mogą zostać poniesione. Jeżeli przekazaliśmy klientowi pisemną wycenę, ma ona jedynie charakter orientacyjny i nie powinna być traktowana jako stała oferta cenowa.
d. Koszty ponoszone przez nas uwzględniają nasze dodatkowe wydatki, takie jak zwykłe opłaty pocztowe i telefoniczne. Obciążymy klienta wszelkimi innymi wydatkami, które poniesiemy w związku z jego działalnością, w tym drukowaniem, kserowaniem, wyjątkowymi wymaganiami dotyczącymi maszynopisania, kurierami, opłatami za taksówki, opłatami za wyszukiwanie i usługi oraz wszelkimi wyjątkowymi kosztami połączeń telefonicznych i / lub faksowych za granicą.
e. Nasze stawki godzinowe dla osób pobierających wynagrodzenie przypisanych do spraw klienta są określone w naszym liście zaangażowania. Inni pracownicy mogą zostać zaangażowani lub stawki opłat mogą ulec zmianie. Nasze stawki opłat mają zastosowanie do partnerów, prawników stowarzyszonych, asystentów prawników, aplikantów prawniczych, asystentów prawnych i personelu administracyjnego.
f. O ile nie uzgodniono inaczej, nasze opłaty będą płatne niezależnie od tego, czy dana sprawa zostanie zakończona.
g. Nasz numer rejestracyjny VAT to 749 1932 02.

4. PŁATNOŚĆ
a. Każdy rachunek wystawiony przez nas jest płatny w ciągu 30 dni, a od salda (w tym nakładów) pozostającego do spłaty po upływie 30 dni naliczane będą odsetki w wysokości obowiązującej dla długów sądowych.
b. Możemy od czasu do czasu potrącać należne nam kwoty ze środków pieniężnych znajdujących się na rachunku klienta w dowolnej sprawie.
c. Możemy od czasu do czasu wystawiać faktury na podstawie ostatecznego rachunku za koszty i wydatki. Takie faktury mogą być wysyłane okresowo, zgodnie z naszym listem intencyjnym lub w dowolnym momencie naturalnej przerwy w instrukcjach.
d. W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących faktury, w tym podstawy, na jakiej została ona obliczona, należy skontaktować się z partnerem odpowiedzialnym na co dzień za pracę klienta tak szybko, jak to możliwe, a w każdym razie w ciągu 30 dni, po upływie których potraktujemy kwotę wskazaną na fakturze jako możliwą do odzyskania w dowolny sposób.
e. Klient ma prawo zażądać od nas w ciągu jednego miesiąca od dostarczenia faktury uzyskania zaświadczenia od Law Society of Northern Ireland stwierdzającego, że w ich opinii naliczone koszty są uczciwe i uzasadnione lub, w zależności od przypadku, jaka mniejsza kwota byłaby uczciwa i uzasadniona. Klient ma również prawo do sprawdzenia rachunku przez urzędnika Wysokiego Trybunału w ramach procedury znanej jako opodatkowanie kosztów zgodnie z przepisami rozporządzenia Solicitors (NI) Order 1976.

5. ROZWIĄZANIE UMOWY
Po przekazaniu stosownego zawiadomienia możemy odmówić działania lub kontynuowania działania, w szczególności jeżeli:-
a. naruszamy lub możemy naruszać prawo lub zasady etyki zawodowej, przyjmując lub kontynuując przyjmowanie instrukcji;
b. uważamy, że istnieje lub może istnieć konflikt lub ryzyko konfliktu między interesami klienta a interesami jakiegokolwiek innego naszego klienta;
c. jakikolwiek rachunek wystawiony przez nas w związku z opłatami lub wydatkami nie został opłacony w terminie 30 dni od daty jego wystawienia; lub jakikolwiek rachunek wystawiony przez nas w związku z opłatami lub wydatkami nie został opłacony w ciągu 30 dni od daty jego wystawienia; lub
d. jakiekolwiek żądanie pieniędzy z tytułu poniesionych lub planowanych kosztów lub wydatków nie zostało spełnione w ciągu dwóch tygodni od jego złożenia. Możemy również zaprzestać działania z innych uzasadnionych powodów.
Klient może w dowolnym momencie wypowiedzieć umowę na piśmie. W niektórych okolicznościach użytkownik może uznać, że powinniśmy zaprzestać działania na jego rzecz, jeśli na przykład nie jest w stanie udzielić jasnych lub właściwych instrukcji dotyczących sposobu, w jaki mamy postępować, lub jeśli jest oczywiste, że utracił zaufanie do sposobu, w jaki wykonujemy jego pracę. Jeśli klient lub my zdecydujemy, że nie możemy dłużej działać na jego rzecz, klient ponosi odpowiedzialność za nasze opłaty do dnia rozwiązania umowy.

6. KONSEKWENCJE ROZWIĄZANIA
Jeśli nasze instrukcje zostaną rozwiązane z jakiegokolwiek powodu, możemy oprócz wszelkich innych dostępnych nam środków zaradczych: -
a. zatrzymać wszelkie akty, papiery wartościowe lub inne dokumenty znajdujące się pod naszą kontrolą;
b. zatrzymać wszelkie środki pieniężne w danym momencie stojące na jakimkolwiek koncie, które możesz mieć u nas; do czasu zapłaty wszystkich zaległych kosztów i wypłat wraz z podatkiem VAT oraz kosztów i wypłat poniesionych w związku z rozwiązaniem.

7. CIĄGŁE ZOBOWIĄZANIA
a. O ile wyraźnie nie uzgodniono inaczej, nie będziemy zobowiązani do ciągłego informowania klienta o zmianach w prawie, które mogą mieć wpływ na wcześniej udzielone porady.
b. Wszelka komunikacja między nami w okresie obowiązywania umowy o zachowaniu poufności pozostanie poufna i nie będzie ujawniana osobom trzecim bez zgody klienta.
c. W ramach naszego zobowiązania do świadczenia wysokiej jakości usług na rzecz klienta możemy od czasu do czasu zapraszać odpowiednio wykwalifikowanych zewnętrznych rzeczoznawców do okresowego przeglądu naszych akt pod kątem zgodności z przepisami. Pliki nie są udostępniane asesorom, jeśli ich przedmiot ma charakter wrażliwy lub jeśli użytkownik wyraźnie zażąda, aby nie były one udostępniane.

8. REKLAMACJE
a. W przypadku wątpliwości dotyczących jakiegokolwiek aspektu naszych usług, należy je niezwłocznie zgłosić partnerowi zajmującemu się daną sprawą lub, jeśli jest to istotne, na piśmie do jednego z naszych dyrektorów.
b. Każda skarga zostanie w miarę możliwości niezwłocznie rozpatrzona i w razie potrzeby zbadana. Użytkownik ma prawo do skorzystania z niezależnej porady innego prawnika w każdym przypadku, w którym ma lub może mieć skargę przeciwko PA Duffy & Co Solicitors. Jeśli okaże się, że skarga nie zostanie uwzględniona, zastrzegamy sobie prawo do odzyskania od klienta kosztów związanych z dochodzeniem w tej sprawie.
c. Należy pamiętać, że skargi dotyczące wystawionych rachunków, zgłoszone później niż 30 dni po przedłożeniu faktury, zwykle nie będą rozpatrywane.
d. W celu uzyskania dalszych informacji na temat postępowania prawników można również skontaktować się z Law Society of Northern Ireland.

9. PRZECHOWYWANIE PAPIERÓW I DOKUMENTÓW
Po zakończeniu prac jesteśmy uprawnieni do przechowywania wszystkich papierów i dokumentów klienta, dopóki są nam należne pieniądze z tytułu naszych opłat i wydatków. Z wyjątkiem wszelkich dokumentów, o których zwrot poprosisz, przechowujemy akta z zastrzeżeniem, że mamy prawo do ich zniszczenia po dacie wysłania rachunku końcowego. Jest to zgodne z naszą polityką niszczenia, która została przedstawiona w Załączniku 1 do niniejszych Warunków. Nie będziemy niszczyć dokumentów, o których zdeponowanie poprosisz nas w bezpiecznym miejscu. Jeśli pobieramy dokumenty z magazynu w związku z kontynuacją lub nowymi instrukcjami dotyczącymi działania w związku ze sprawami klienta, zwykle nie pobieramy opłat za takie pobranie. Możemy jednak naliczyć opłatę za czas poświęcony na przedstawienie przechowywanych dokumentów użytkownikowi lub innej osobie na jego żądanie. Możemy również pobierać opłaty za czytanie, korespondencję lub inne prace niezbędne do wykonania nowych instrukcji wydanych przez użytkownika lub w jego imieniu.

10. Ustawa o ochronie danych z 2018 r.
PA Duffy & Co, jako administrator danych, podlega wymogom Ustawy o ochronie danych z 2018 r. oraz wszelkim innym przepisom bezpośrednio odnoszącym się do prywatności. Użytkownik zgadza się, że możemy uzyskiwać, wykorzystywać, przetwarzać i ujawniać dane osobowe w celu umożliwienia nam świadczenia usług uzgodnionych w ramach niniejszego zobowiązania oraz w innych powiązanych celach, w tym aktualizacji i ulepszania dokumentacji klienta, analizy do celów zarządzania i ustawowych zwrotów, zapobiegania przestępczości oraz zgodności z prawem i przepisami.

11. REGULACJE DOTYCZĄCE PŁACENIA PIENIĘDZY
W celu umożliwienia nam wypełnienia naszych obowiązków wynikających z Regulaminu oraz powiązanych i zmieniających się przepisów, konieczne będzie dostarczenie przez użytkownika (z wyjątkiem kwestii niefinansowych) odpowiedniego dowodu tożsamości, zanim będziemy mogli działać lub kontynuować działanie na rzecz użytkownika lub jakiegokolwiek zleceniodawcy, którego użytkownik może reprezentować. Nie będziemy również w stanie otrzymywać żadnych środków ani wypłacać żadnych środków na rzecz użytkownika lub w jego imieniu, chyba że wszystkie niezbędne procedury identyfikacji i inne procedury zostaną spełnione do celów Regulaminu.
W przypadku osób fizycznych i spółek osobowych dowodem tożsamości będzie zazwyczaj aktualny ważny paszport, prawo jazdy, uznany dowód tożsamości lub jego odpowiednik zawierający imię i nazwisko, datę urodzenia i zdjęcie, wraz z aktualnym rachunkiem za media lub jego odpowiednikiem potwierdzającym adres. W przypadku spółek będziemy zazwyczaj wymagać kopii certyfikatu założycielskiego lub kopii skontrolowanych ustawowych sprawozdań finansowych wraz z danymi osobowymi, jak powyżej, w odniesieniu do niektórych lub wszystkich dyrektorów spółki. W przypadku spółki zarejestrowanej za granicą możemy również wymagać zaświadczenia od prawników wykwalifikowanych w danej jurysdykcji, że spółka jest prawidłowo zarejestrowana, wraz z dowodami dyrektorów spółki oraz upoważnienia i tożsamości osób zlecających nam usługi. W świetle przepisów i ze względów ubezpieczeniowych zazwyczaj nie przyjmujemy płatności gotówkowych od klientów lub w ich imieniu, a następnie tylko w szczególnych okolicznościach i na ograniczone kwoty.

12. USTAWA O DOCHODACH Z PRZESTĘPSTW Z 2002 R.
Ustawa ta zabrania nam działania na rzecz klienta lub doradzania mu w związku z nabywaniem, przechowywaniem, wykorzystywaniem lub kontrolowaniem dochodów z jakiegokolwiek przestępstwa lub jakichkolwiek prób ukrywania, zatajania, przekształcania lub przekazywania jakiegokolwiek mienia pochodzącego z przestępstwa lub usuwania go spod jurysdykcji, a także angażowania się w postępowania sądowe związane z takimi działaniami. Dochody z przestępstwa i mienie pochodzące z przestępstwa są szeroko definiowane dla tych celów i obejmują wszelką działalność (w tym uchylanie się od płacenia podatków) prowadzoną w dowolnym miejscu, która byłaby nielegalna, gdyby była prowadzona w Wielkiej Brytanii.
Mamy prawny obowiązek zgłaszania do National Crime Agency każdej osoby, w tym klienta, podejrzanej o udział w działalności objętej niniejszą ustawą. W związku z tym zastrzegamy sobie prawo do ujawnienia wszelkich informacji odpowiednim organom zgodnie z wymogami prawa, bez powiadomienia klienta, a w stosownych przypadkach do zaprzestania działania na jego rzecz bez podania konkretnego powodu. Zobowiązania te są nadrzędne wobec naszego normalnego obowiązku zachowania poufności wobec użytkownika. Nie ponosimy żadnej odpowiedzialności za jakiekolwiek straty lub szkody, które użytkownik lub jakakolwiek osoba trzecia może ponieść z jakiegokolwiek tytułu w związku z jakimikolwiek działaniami podjętymi lub niepodjętymi przez nas w dobrej wierze w celu zapewnienia zgodności z niniejszą Ustawą lub wszelkimi powiązanymi przepisami prawa. Możemy również zażądać od użytkownika potwierdzenia źródła pochodzenia wszelkich środków, w szczególności środków przekazanych z zagranicy, oraz tego, czy wszystkie niezbędne podatki zostały zapłacone i czy wszystkie niezbędne zwroty zostały dokonane w odniesieniu do wszelkich środków zagranicznych. Zastrzegamy sobie prawo do żądania dalszych informacji i dokumentacji uzupełniającej w stosownych przypadkach.

13. OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNOŚCI
Niniejszy paragraf ma zastosowanie do wszelkich roszczeń:
a. przez użytkownika.
b. oraz, jeśli jakiekolwiek obowiązki są im należne, do roszczeń jakiejkolwiek osoby fizycznej lub spółki, powiązanej lub stowarzyszonej z użytkownikiem oraz jakiegokolwiek urzędnika, sługi lub pracownika któregokolwiek z tych podmiotów; przeciwko tej firmie (która dla celów niniejszej klauzuli obejmuje każdą praktykę następcy), jakimkolwiek byłym lub przyszłym partnerom firmy i / lub jakimkolwiek byłym, obecnym lub przyszłym pracownikom firmy. Wszystkie roszczenia, zgłoszone przez jedną lub więcej stron, o których mowa w punktach (a) i (b), wynikające z tego samego działania lub zaniechania, lub z serii powiązanych działań lub zaniechań, będą traktowane jako jedno roszczenie. Każde takie roszczenie będzie ograniczone do kwoty określonej w naszym piśmie. W przypadku, gdy w naszej umowie nie określono konkretnej kwoty, limit dla każdego roszczenia, w tym kosztów i wydatków powoda, wynosi 3.000.000 GBP. W żadnym wypadku nasza odpowiedzialność w odniesieniu do roszczenia, zgodnie z powyższą definicją, nie przekroczy poziomu naszego ubezpieczenia od odpowiedzialności zawodowej (które na dzień sporządzenia niniejszych Warunków wynosi 5.000.000 GBP).
Posiadamy obowiązkowe ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej w ramach głównej polisy Law Society of Northern Ireland, która jest gwarantowana przez "poślizg" ubezpieczycieli w danym roku ubezpieczeniowym. Kopia naszego Harmonogramu Ubezpieczenia od Odpowiedzialności Zawodowej i powiązanego Dowodu Ubezpieczenia wydanego nam przez naszych brokerów wraz z kopiami indywidualnego Certyfikatu Ubezpieczenia od Odpowiedzialności Zawodowej każdego radcy prawnego jest dostępna do wglądu, a kopie tych dokumentów zostaną dostarczone na żądanie.
Limity terytorialne polisy głównej są ogólnoświatowe, ale istnieje ograniczenie limitów jurysdykcji w odniesieniu do USA i Kanady, które są wyłączone.
"(A) odszkodowania lub inne nagrody pieniężne, wyroki lub wynegocjowane ugody, koszty i wydatki powoda oraz koszty obrony związane z lub wynikające z jakiegokolwiek roszczenia lub pozwu wniesionego przeciwko Ubezpieczonemu przed jakimkolwiek trybunałem arbitrażowym lub sądem w Stanach Zjednoczonych Ameryki, ich terytoriach i posiadłościach lub Kanadzie.
B) wyegzekwowanie, podtrzymanie lub zarejestrowanie przeciwko ubezpieczonemu przez jakikolwiek trybunał arbitrażowy lub sąd poza Stanami Zjednoczonymi Ameryki, ich terytoriami i posiadłościami lub Kanadą, jakichkolwiek odszkodowań lub innych nagród pieniężnych, wyroków lub wynegocjowanych ugód, kosztów i wydatków powoda oraz kosztów obrony związanych z lub wynikających z jakiegokolwiek roszczenia wniesionego lub pozwu wniesionego przeciwko ubezpieczonemu przed jakikolwiek trybunał arbitrażowy lub sąd w Stanach Zjednoczonych Ameryki, ich terytoriach i posiadłościach lub Kanadzie.

14. POSTANOWIENIA OGÓLNE
a. Niniejsze Warunki nie mają wpływu na jakiekolwiek przepisy prawa powszechnego lub standardy zawodowe mające zastosowanie do relacji między nami a użytkownikiem jako radcą prawnym i klientem.
b. Nie będziemy ponosić odpowiedzialności wobec użytkownika ani osób trzecich, jeśli nie będziemy w stanie świadczyć naszych usług w wyniku jakiejkolwiek przyczyny pozostającej poza naszą uzasadnioną kontrolą. Jeśli takie zdarzenie będzie miało miejsce, powiadomimy o tym klienta tak szybko, jak będzie to możliwe.
c. P.A Duffy & Co Solicitors jest regulowana przez The Law Society of Northern Ireland, od którego można uzyskać dalsze informacje na temat standardów zawodowych i postępowania wymaganych od radców prawnych w Irlandii Północnej. Firma nie jest odrębnie regulowana przez Financial Services Authority, ale jest w stanie zaoferować klientom ograniczony zakres usług inwestycyjnych, w przypadku gdy są one dodatkową częścią profesjonalnych usług prawnych, do świadczenia których została zaangażowana.
d. Wszelkie zawiadomienia, które mają zostać nam przekazane, mogą być wysyłane do P. A. Duffy & Co Solicitors.A Duffy & Co Solicitors, 7-9 Market Square, Dungannon , BT70 1AB, a wszelkie zawiadomienia, które mają być przez nas przekazane, mogą być przekazywane użytkownikowi na jego ostatni znany nam adres.
e. Niezależnie od innych postanowień, niniejsze Warunki nie przyznają żadnej osobie trzeciej prawa do egzekwowania któregokolwiek z nich lub naszego listu intencyjnego dla celów Ustawy o umowach (prawa osób trzecich) z 1999 roku.

15. PRAWO I JURYSDYKCJA
Niniejsze Warunki i umowa między nami podlegają prawu Irlandii Północnej i zgodnie z nim będą interpretowane. Wszelkie spory lub różnice powstałe między nami a użytkownikiem będą kierowane do High Court of Justice w Irlandii Północnej, którego niewyłącznej jurysdykcji użytkownik nieodwołalnie się poddaje, kontynuując udzielanie nam instrukcji, po otrzymaniu powiadomienia o niniejszych Warunkach i/lub poprzez wyraźną akceptację niniejszych Warunków.

Harmonogram 1

WYTYCZNE SPOŁECZNOŚCI PRAWNICZEJ DOTYCZĄCE NISZCZENIA PLIKÓW
Niszczenie plików

Niniejsze wytyczne zawierają ogólne wskazówki dotyczące odpowiednich minimalnych okresów przechowywania akt klientów. Ważne jest, aby pamiętać, że zdecydowana większość zawartości pliku będzie należeć do klienta. Klienci powinni zatem zostać poinformowani o tym, jak długo firma zamierza przechowywać ich informacje po zamknięciu akt. Kwestia ta powinna zostać poruszona w piśmie zatrzymującym oraz w korespondencji po zamknięciu akt. W szczególnych okolicznościach może być konieczne, aby prawnicy przechowywali akta dłużej niż sugerowane poniżej minimalne okresy przechowywania; prawnicy muszą określić, jak długo konieczne jest przechowywanie akt w oparciu o ich wiedzę o aktach i kliencie.

RODO a przechowywanie i niszczenie plików

Jedna z zasad ochrony danych na mocy art. 5 RODO wymaga, aby dane osobowe były przechowywane przez okres "nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane osobowe są przetwarzane" (art. 5 ust. 1 lit. e)). Zasada minimalizacji danych wymaga, aby dane osobowe były "adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane" (art. 5 ust. 1 lit. c)). Motyw 39 RODO stanowi, że wymaga to "zapewnienia, aby okres przechowywania danych osobowych był ograniczony do ścisłego minimum", a następnie stwierdza, że "w celu zapewnienia, aby dane osobowe nie były przechowywane dłużej niż to konieczne, należy ustanowić terminy dla administratora danych na usunięcie lub okresowy przegląd". Wymogi te mają wpływ nie tylko na akta papierowe przechowywane przez prawników, ale także na dane osobowe przechowywane w dowolnym formacie, w tym w plikach elektronicznych, wiadomościach e-mail itp.

Ważne jest, aby pamiętać, że w informacji o ochronie prywatności, którą prawnicy muszą udostępnić swoim klientom zgodnie z art. 13 RODO, istnieje wymóg podania "okresu, przez jaki dane osobowe będą przechowywane, a jeśli nie jest to możliwe, kryteriów stosowanych do określenia tego okresu".

Adwokatom przypomina się również o wymogach RODO w odniesieniu do bezpieczeństwa przetwarzania danych oraz wymogu zapewnienia, że wszelkie podmioty przetwarzające dane, z którymi współpracują, są zgodne z RODO i podlegają odpowiednim warunkom umownym dotyczącym ochrony danych. W praktyce oznacza to zapewnienie, że ustalenia dotyczące przechowywania i niszczenia danych są odpowiednie oraz że istnieją odpowiednie ustalenia umowne z podmiotami świadczącymi usługi zewnętrznego przechowywania lub niszczenia dokumentów.

W niniejszych wytycznych określiliśmy sugerowane okresy przechowywania dla kategorii dokumentów, które mogą być przechowywane przez wiele firm prawniczych. Okresy przedawnienia, o których mowa, są podstawowymi okresami przedawnienia określonymi w rozporządzeniu w sprawie przedawnienia (NI) z 1989 r. Nie jest to jednak wyczerpująca lista wszystkich rodzajów plików, a każda firma powinna zapewnić odpowiednią politykę przechowywania, która odzwierciedla wymogi prawne i regulacyjne dotyczące przechowywania niektórych rodzajów danych przez określone okresy.

Adwokaci muszą wziąć pod uwagę odpowiednie wymogi prawne i systemy regulacyjne, które mogą obejmować:

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy/finansowaniu terroryzmu; wymogi podatkowe;
Przepisy ustawy o spółkach;

Regulamin kont prawników i obowiązek zachowania poufności
Sugerowane okresy przechowywania:

Należy pamiętać, że wiadomości e-mail i pliki przechowywane elektronicznie mają taki sam status jak dokumenty w wersji papierowej
Copy dla wszystkich istotnych celów.

Typ dokumentu Sugerowany okres przechowywania Sugerowany powód przechowywania Podstawa ustawowa
Dokumenty i informacje uzyskane w celu spełnienia wymogów należytej staranności wobec klienta zgodnie z The Money Laundering, Terrorist Financing and Transfer of
Funds (Information on the Payer) Regulations 2017 Pięć lat, licząc od daty rozpoczęcia przechowywania.

a) transakcja została zakończona, w przypadku dokumentacji dotyczącej transakcji okazjonalnej; lub
b) relacja biznesowa została zakończona, w przypadku dokumentacji dotyczącej i) każdej transakcji, która ma miejsce w ramach relacji biznesowej, lub ii) środków należytej staranności wobec klienta podjętych w związku z tą
relacją.

Dokumentacja, o której mowa w punkcie b), nie musi być przechowywana przez okres dłuższy niż 10 lat. Wymóg ustawowy. Regulacja 40 Rozporządzenia z 2017 r. w sprawie prania pieniędzy, finansowania terroryzmu i transferu funduszy (informacje o płatniku)
Windykacja 7 lat W celu ochrony prawnika w przypadku jakiegokolwiek roszczenia z tytułu zaniedbania
. Okres przedawnienia + 1 rok na doręczenie pisma. Okres przedawnienia dla powództw opartych na zaniedbaniu (z wyłączeniem PI) - 6 lat.
Rozwód 7 lat (ale patrz uwaga poniżej dotycząca akt dotyczących dzieci) W celu ochrony prawnika w przypadku jakiegokolwiek
roszczenia z tytułu zaniedbania. Okres przedawnienia + 1 rok na doręczenie pisma. Okres przedawnienia dla powództw opartych na zaniedbaniu (z wyłączeniem PI) - 6 lat.
Sprawy cywilne 7 lat W celu ochrony adwokata w przypadku jakiegokolwiek
roszczenia z tytułu zaniedbania. Okres przedawnienia + 1 rok na doręczenie Writ. Okres przedawnienia dla roszczeń opartych na zaniedbaniu (z wyłączeniem PI) - 6 lat.

Przedawnienie + 1 rok na doręczenie pisma w przypadku dokumentów sporządzonych jako akty notarialne - 12 lat
Inne akta korespondencyjne 7 lat W celu ochrony radcy prawnego w przypadku jakiegokolwiek
roszczenia z tytułu zaniedbania. Okres przedawnienia + 1 rok na doręczenie Writ. Okres przedawnienia dla roszczeń opartych na zaniedbaniu (z wyłączeniem PI) - 6 lat.

Testamenty

Testamenty mogą zostać zakwestionowane dopiero po długim czasie od ich sporządzenia. Określając odpowiedni okres przechowywania testamentów, prawnicy powinni wziąć pod uwagę potencjalny okres życia i możliwość zakwestionowania testamentu po śmierci klienta. Rozporządzenie w sprawie przedawnienia (NI) z 1989 r. nakłada 12-letni okres przedawnienia w odniesieniu do powództw dotyczących spadków po zmarłych osobach, licząc od daty powstania prawa do otrzymania udziału lub odsetek. W odniesieniu do innych materiałów istotnych dla testamentu, prawnicy mogą chcieć zachować je tak długo, jak przechowywany jest testament, lub przejrzeć akta i zachować tylko najważniejsze dokumenty.

Prawnicy mogą również rozważyć przechowywanie dokumentów związanych z kwestiami podatkowymi.

Klienci niepełnosprawni zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu w sprawie ograniczeń (NI) z 1989 r.

Określając odpowiedni okres przechowywania, prawnicy mogą chcieć rozważyć, czy istnieje możliwość wniesienia powództwa przez osobę niepełnosprawną zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu w sprawie przedawnienia z 1989 roku. Osoby niepełnosprawne mogą wnieść roszczenie po upływie zwykłego okresu przedawnienia zgodnie z rozporządzeniem w sprawie przedawnienia z 1989 roku.

Nieletni

W przypadku każdego rodzaju akt dotyczących dzieci, przy określaniu odpowiedniego okresu przechowywania, adwokaci mogą rozważyć, czy istnieje możliwość wytoczenia powództwa przez osobę małoletnią zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu w sprawie przedawnienia (NI) z 1989 roku. Adwokaci mogą rozważyć przechowywanie akt przez 7 lat od osiągnięcia przez małoletniego pełnoletności (6 lat plus jeden rok).

Nadrzędny termin przedawnienia roszczeń z tytułu czynów niedozwolonych (nieobejmujących obrażeń ciała)

W przypadku, gdy roszczenie z tytułu czynu niedozwolonego nie obejmuje obrażeń ciała, powództwo nie może zostać wniesione po upływie piętnastu lat od dnia, w którym miało miejsce odpowiednie działanie lub zaniechanie, nawet jeśli powód nie wiedział o faktach stanowiących podstawę roszczenia, chyba że doszło do oszustwa, zatajenia lub błędu. Adwokaci mogą chcieć wziąć pod uwagę ten "długi" okres przedawnienia przy określaniu odpowiedniego okresu przechowywania akt.

Nadrzędny termin przedawnienia roszczeń z tytułu czynów niedozwolonych (obejmujących obrażenia ciała)

W przypadku, gdy roszczenie z tytułu czynu niedozwolonego obejmuje obrażenia ciała, prawnicy mogą chcieć wziąć pod uwagę swoją wiedzę na temat indywidualnych okoliczności sprawy przy ustalaniu okresu przechowywania. Obejmuje to takie czynniki, jak data uzyskania wiedzy, data ugody, dożywotnie nagrody lub fundusze powiernicze.

UWAGA: Niniejsze wytyczne mają jedynie charakter ogólny, a Law Society of Northern Ireland nie ponosi odpowiedzialności za poleganie na nich. Chociaż dołożyliśmy wszelkich starań, aby informacje zawarte w niniejszych wytycznych były prawidłowe w momencie ich pisania, Law Society of Northern Ireland nie może przyjąć odpowiedzialności za jakiekolwiek straty poniesione przez jakąkolwiek osobę w wyniku działania lub powstrzymania się od działania w wyniku któregokolwiek z niniejszych punktów,